業務量は1/3、社内の採用情報が一元化し、タイムリーな改善のできる体制へ

採用管理システムを導入しようと思った背景についてお聞かせください。

採用の工数を削減して、「新たなことを実施できる時間」を確保したいという背景がありました。
私の所属部署では、経理や営業事務、人事労務や総務など管理部の業務全般を担い、私は採用をメインとしつつ、営業事務や人事労務の業務も担当しています。部署の人数が多くないため、一人何役かの業務をこなさなければいけません。効率的に採用活動を行うため、代用できる作業はシステムを導入し削減したいという結論に至りました。

採用担当を増やすことやアウトソーシングは考えませんでしたか？

そうですね、人員の増強は、間接部門の適正割合の観点から、その条件を満たしていなかったこともあり考えていませんでした。
アウトソーシングは、追加で莫大な費用が掛かるという理由で採用管理システムを選択しました。

業務量が多い背景に、採用管理が属人化していることがあるとお聞きしていましたが、採用管理が属人化していると感じた場面を具体的に教えてください。

はい、属人化していた場面は3つありました。
「面接評価の社内共有」
「紹介会社連携」
「分析」です。

面接評価の社内共有における属人化について教えてください。

評価のフォーマットは同じでしたが、評価するポイント等が細かく設定、共有できていなかったために評価の軸が定まっていない状況でした。そのため、面接官との共有やすり合わせがうまくできず、自社とあっていない方が選考を通過してしまったりなどの問題が起こっていました。
採用一括かんりくん導入後はフォーマットの設定や評価の項目を柔軟に設計できるため、情報共有がスムーズになっただけでなく社内選考における評価の軸を共有し、選考段階でのミスマッチ防止になっています。

紹介会社との連携における属人化について教えてください。

例えば、紹介会社の方へ学生の面接での評価をどのように共有するのかや、内定出しをした後の紹介会社ごとに異なる報告事項や必要書類を社内の一部の人のみしか理解していない状況でした。

分析における属人化について教えてください。

私の作成したExcelで集計していたので数字の抽出方法や分析方法を私しか把握していませんでした。
上司から進捗を月に1,2回ほど聞かれた際には、Excelで複数のソートを掛けてデータを抽出していたため、時間もかかっていました。

属人化によって起こっていた問題や課題があれば教えてください。

問題や課題は大きく2つありました。
「学生の面接評価や分析結果などの情報共有に一手間かかること」
「分析に時間がかかることにより、素早い対応施策の実施ができないこと」です。

評価や分析結果など、属人化している情報共有を行うことに一手間かかることについて具体的に教えてください。

面接票に記載された内容などを、整理する手間がかかっており、事務業務が余計に増えている状況でした。
他にも、どこに何を記載したファイルがあるのか、把握しているのがほぼ私だけという状況だったため、探して渡すたびに、非常に手間がかかっていました。

分析ができていないことによりタイムリーな改善に対応できない点についても具体的に教えてください。

分析にはExcelを利用していたのですが、まず出したい数値の情報を抽出するのに時間がかかってしまい、短いと10分、長いと3,40分ほど時間がかかっていました。
上司から「この数値が欲しい」と言われることも月に2回ほどあったのですが、タイムリーな情報共有ができないのはもちろんのこと、他にも業務があり、分析や施策の実施に時間を割くことができず、今の状態と比べると、状況を改善するための施策実施は後手後手になっていたと思います。

体系化できたことにより、どのような効果がありましたか。

「業務量の減少」
「採用情報の一元化による社内共有への時間短縮とタイムリーに改善できる体制」
を実現できたことです。

社内から上がる質問や確認に対して私が準備をしたり、調べたりする時間が減ったので、私自身の工数と上司の手間や社員の手間を削減することができています。

具体的にどのくらいの効果がありましたか。

業務量は3分の1ほどになったかと思います。
スピード感の向上の観点では、特に学生への対応でスピード感を持って対応できていると感じます。
例えば、導入前はエントリーのあった際に他の業務を中断して対応するか、終わり次第の対応をしていましたが、 現在はエントリー時に学生にメールが自動で送られるなど即対応ができるようになりました。

他社採用管理システムではなく、かんりくんをお選びいただいた決め手を教えてください。

機能と費用です。
やはり他の採用管理システムと比べると、かなり安価なところもありましたし、機能という面で言うと私が採用管理システムで実現したかったことが全てできるところがマッチしていました。

採用一括かんりくんの一番効果のあった機能を教えてください。

本当に全ての機能で効果があったと思いますが、いくつか抽出すると、紹介会社からの情報が自動で登録されたり、面接等のサンクスメールを自動で送付出来たりすることなど、“自動化”が大きく効果があったと感じています。自動化ではない他の機能ですと、アンケート機能を柔軟にカスタムしてエントリーシートを学生から直接回収する機能も効率化に役立っています。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！